Proyecto

Seasonal Booking Workflow

Un flujo de trabajo estacional para la reserva de sesiones de análisis en laboratorio

Problema y contexto

El laboratorio recibe picos de solicitudes de análisis de inclusiones en ámbar durante los meses de verano y justo después de las campañas de recolección en yacimientos del Báltico y Birmania. Sin un sistema de reserva estacional, los investigadores se enfrentaban a tiempos de espera de hasta seis semanas y a conflictos de programación entre equipos de microscopía.

Enfoque aplicado

Se diseñó un flujo de trabajo que prioriza las solicitudes según la ventana de conservación de la muestra (algunos fósiles requieren análisis inmediato tras la extracción) y la disponibilidad de equipos ópticos. Se definieron tres ventanas estacionales con plazos de confirmación de 48 horas.

Implementación

  • Ventana de primavera: reservas abiertas del 1 de marzo al 15 de abril, con prioridad para muestras de ámbar con grietas visibles.
  • Ventana de verano: turnos de 4 horas para microscopía de contraste de fases, con un máximo de 12 sesiones por semana.
  • Ventana de otoño: reservas para análisis FTIR y catalogación, con confirmación en 24 horas si la muestra ya está registrada.

Resultados medidos

El tiempo medio de espera se redujo de 6 semanas a 10 días hábiles. El 78% de las solicitudes de verano se asignaron dentro de las 48 horas posteriores al cierre de la ventana.

Material de respaldo

Se generaron plantillas de confirmación automática y un calendario compartido con los horarios de los equipos de pulido y microscopía. El protocolo se integró en el sistema de gestión de colecciones del laboratorio.

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